آشنایی با برگزاری همایش

برگزاری همایش و سمینار

یکی از کار های مشکل برای افراد، برگزاری همایش و سمینار های بزرگ و تشریفاتی می باشد. برای برگزاری این مراسمات باید به نکات و مسائل مختلفی دقت داشت تا بتوان به بهترین شکل آن ها را مدیریت کرد. گروه های تشریفاتی و خدماتی مجالس بزرگ می توانند شما را در این راه کمک کنند. با آمدن نام گروه خدمات مجالس، افراد احساس می کنند که این گروه ها تنها مجالس عروسی و نامزدی را مدیریت می کنند. اما این تصور غلط است و این گروه ها وظیفه ی برگزاری همایش ها و انواع سمینار ها را بر عهده دارند.

برخی از همایش ها به صورت نمایشگاهی اجرا می شوند که باید اقداماتی قبل از برگزاری آن انجام شود. برای برگزاری همایش نمایشگاهی که اصولا در فضای باز اجرا می شود باید در ابتدا سازه و بنای مورد نظر را نصب و اجرا کنید. در حال حاضر بسیاری از افراد برای برگزاری همایش نمایشگاهی خود از اسپیس فریم های آماده که ویژگی های منحصر به فردی دارند استفاده می کنند. گروه تولیدی سازه پایا یکی از بهترین گروه های تولیدی در کشور می باشد که می تواند در سریع ترین زمان و با بهترین کیفیت این سازه های مهندسی شده را برای شما آماده کند.

هدف از برگزاری همایش و سمینار

یکی از مهم ترین دلایل پیشرفت و ارتقا هر جامعه ای برگزاری انواع همایش ها و سمینار ها می باشد. این همایش ها می تواند در زمینه های مختلفی مانند فرهنگی، علمی و … باشد. این همایش های می توانند اطلاعات و افکار افراد را نسبت به موضوع همایش بالا ببرند.

هدف از برگزاری سمینار و همایش این است که افراد اطلاعات خود را در مورد موضوعی خاص با افراد دیگر در میان بگذارند و به رشد و تحول آن ها کمک کنند. کیفیت بالای یک همایش و سمینار در صورتی انجام می شود که مهمانان بتوانند با تمام وجود از آن استفاده کنند. برای اطلاع رسانی برگزاری همایش و سمینار می توان از شبکه های اجتماعی، ساخت وب سایت، ساخت وبلاگ، مجلات، روزنامه ها، پوستر های تبلیغاتی، نصب بنر و … استفاده کرد. علاوه بر این راه ها، شما می توانید افراد نزدیک را به صورت حضوری و یا تلفنی به مراسم خود دعوت کنید.

فضای برگزاری سمینار ها و همایش ها روی نتیجه ی همایش تاثیر بسیار زیادی دارد. زمانی که افراد بتوانند در صلح و آرامش و بدون هیچ مشکلی، همایش را برگزار کنند می توانند انتظار داشته باشند که مهمانان با تمام وجود به موضوع سمینار و همایش دقت داشته اند و اطلاعاتی در مورد آن کسب کرده اند.

مهم ترین خدمات برگزاری همایش

هر گروه برگزار کننده همایش ها باید خدمات خاص و ویژه ای را برای برگزاری همایش ارائه دهد. مهم ترین خدمات برگزاری همایش به صورت زیر می باشد.

  • یکی از مهم ترین خدمات برگزاری همایش که باید توسط گروه های مورد نظر اجرایی شود، در نظر گرفتن مکانی مناسب برای برگزاری همایش و سمینار می باشد. گرفتن سالن و یا اجاره و خرید اسپیس فریم برای همایش های نمایشگاهی بسیار مهم است و در بهترین زمان باید انجام شود. مکان مورد نظر باید با توجه به تعداد مهمان ها گرفته شود.
  • مکانی که برای همایش در نظر گرفته می شود باید سیستم های گرمایشی و سرمایشی متناسب با فصل سال را داشته باشد تا مهمان ها بدون مشکل در آن مکان حضور یابند.
  • سیستم نورپردازی در زمان برگزاری همایش بسیار مهم است و باید توجه ویژه ای به آن شود. گروه سازه پایا با توجه به ویژگی های اسپیس فریم می تواند بهترین نورپردازی ها و تزیین را برای شما انجام دهد. نور و روشنایی می تواند تاثیرات زیادی روی بهتر اجرا شدن همایش داشته باشد.
  • باید توجه ویژه ای به سیستم صوتی شود. تعداد میکروفن و باند های مورد نیاز باید سنجیده شود و قبل از آمدن مهمان ها حتما امتحان شود تا در حین برگزاری سمینار مشکلی ایجاد نشود. زیرا صدا و میزان بلندی یا کوتاهی آن بسیار مهم است.
  • فیلم برداری و عکاسی در حین برگزاری همایش و سمینار به طور حتم انجام می شود. باید دوربین های فیلم برداری در قسمتی از سالن و نمایشگاه گذاشته شود که دید مهمانان را نگیرد و بتواند با بهترین کیفیت فیلمبرداری را انجام دهد.
  • یکی از مهم ترین خدمات برگزاری همایش ها، ایجاد نظم و آرامش در زمان سخنرانی می باشد. افراد باید بتوانند افراد را به بهترین نحو نظم دهی دهند.
  • بدون شک هر مراسمی افراد خاص و ویژه ای را به همراه دارد که برگزار کننده دوست دارد توجه ویژه ای به آن ها شود و یا جایگاه ویژه ای برای آن ها اختصاص داده شود. در این صورت تیم برگزار کننده باید جایگاه های خاصی را برای افراد خاص در نظر بگیرد.
  • اصولا همایش ها و سمینار ها زمان زیادی به طول می انجامد به همین سبب باید از مهمانان پذیرایی به عمل آید. پذیرایی باید به بهترین نحو انجام شود و خللی در نظم همایش ایجاد نشود. زمان پذیرایی می تواند در هر همایش با دیگری متفاوت باشد. این امر به نظر شما بستگی دارد.

برگزاری همایش نمایشگاهی

همانطور که بیان کردیم بسیاری از همایش ها و سمینار ها به صورت نمایشگاهی برگزار می شوند. برای این منظور بهتر است فضای باز برای این امر در نظر گرفته شود. زیرا عموما این نمایشگاه ها بسیار بزرگ هستند و بهتر است در فضای بزرگ اجرایی شود.

برای برگزار کردن این همایش های نمایشگاهی باید حتما فضای مشخصی را تعیین کرد. در گذشته از داربست برای این امر استفاده می شد. اما اکنون اسپیس فریم های مهندسی وارد بازار شده است که علاوه بر زیبایی و طراحی نوین، استحکام و مقاومت بیشتری نیز دارند. این اسپیس فریم ها که توسط شرکت سازه پایا ساخته و طراحی می شوند، به صورت آماده نیز وجود دارند.

اگر شما هر ساله اقدام به برگزاری همایش می کنید می توانید آن ها را خریداری کنید در غیر این صورت این شرکت به شما این اجازه را می دهد که با اجاره ی نمونه های آماده ی آن، هزینه ی کمتری را متقبل شوید و به بهترین نحو همایش های نمایشگاهی خود را برگزار کنید.